Manuel utilisateur

Configurer les automatisations

L’automatisation regroupe les tâches d’exploitation récurrentes. Activez les modules nécessaires—messages SMS/e-mail automatiques, optimisation énergétique et contrôle automatique de la température—puis configurez leurs règles et surveillez l’activité. Seuls les modules actifs apparaissent pour le tenant sélectionné. Lorsqu’aucun module n’est actif, la page affiche une illustration d’automatisation et invite à gérer les modules.

Marche à suivre

1. 1Comment activer un moduleOuvrez Automatisation > Gérer les modules, activez les modules, enregistrez/fermez et attendez Synchronisé. Le module apparaît en carte et navigation. Vérifiez les règles avant désactivation.
2. 2Comment créer un message automatiqueOuvrez Automatisation → Messages automatisés et ajoutez ou modifiez un message. Sous Quand et à qui, choisissez le déclencheur et le client de la réservation ou Destinataires précis. Ces derniers nécessitent une adresse ou un numéro de téléphone. Les déclencheurs concernés affichent une sélection heure/minute sur 24 heures ou un décalage à côté du déclencheur. Sous Contenu du message, activez E-mail, SMS ou les deux et modifiez chaque canal dans son onglet. L’e-mail comprend un objet et un corps. La barre d’outils ouvre les modèles, le bouton du portail client et l’aide aux variables. Les conditions d’envoi sont repliées et visibles uniquement pour les clients des réservations. Les messages par chambre affichent leur nombre et ouvrent un brouillon séparé. Annuler abandonne les modifications du dialogue ; Appliquer les modifications transfère les textes de chambre au formulaire principal. Enregistrez le message principal pour tout conserver. La validation ouvre le canal concerné et place le focus sur le champ à corriger. Les cartes de messages automatiques affichent les aperçus uniquement pour les modes d’envoi activés. La boîte de dialogue Envoyer un message suit le modèle sélectionné : objet, adresse et aperçu pour l’e-mail uniquement ; téléphone et aperçu SMS pour le SMS uniquement. Le contenu de l’e-mail affiche les sauts de ligne et les boutons directement dans l’aperçu de la boîte de dialogue. Développez Modifier — Contenu de l’e-mail pour modifier le code HTML ; les changements actualisent l’aperçu et sont inclus lors de l’envoi. Le SMS reste en texte brut. Le journal des événements du tableau de bord affiche les e-mails en HTML, avec sauts de ligne, caractères décodés et boutons du portail client. Les SMS et les autres champs restent en texte brut.
3. 3Signification de chaque déclencheurJour d’arrivée envoie à la date de début après l’heure locale. Heure de début passée devient applicable au début plus le décalage, jusqu’à la fin ou au départ ; modifier la règle n’exclut pas les réservations antérieures et ne renvoie pas les canaux livrés. Jour de départ envoie à la date de fin. Réservation créée concerne les réservations futures créées après activation. Check-in concerne l’arrivée et actualise le début ; checkout jusqu’à 48 h après la fin. Modèle seul n’envoie jamais. Les quatre déclencheurs capteur sont proposés mais non traités par le backend actuel.
4. 4Signification de chaque champL’heure utilise le fuseau de l’organisation. Le décalage vaut 0 par défaut ; -60 envoie une heure avant le début de réservation, 60 une heure après. Les conditions de destinataire, paiement, propreté et validité restent applicables. Changer l’heure ne renvoie pas les canaux déjà livrés. Utiliser un modèle remplace uniquement le corps du canal actuel, en conservant le déclencheur et l’autre canal. Les canaux désactivés conservent leur brouillon. Les instructions de chambre acceptent du texte général et par canal ainsi qu’un code de langue facultatif ; vide signifie toutes les langues. Utilisez {roominstructions} dans le corps principal pour inclure les instructions retenues. Variables disponibles ouvre une aide séparée, sans affichage permanent dans le formulaire. Utilisez ces variables dans l’objet ou le corps lors de la création ou de la modification d’un message. Les deux dates utilisent le fuseau horaire de l’organisation. {departureDate} suit le format numérique régional (Europe/Oslo : 18.09.2026 ; America/New_York : 09/18/2026). {departureDateText} donne 18 sep 2026, toujours avec une abréviation anglaise du mois en minuscules. Les régions non prises en charge utilisent yyyy-MM-dd pour la date numérique. {arrivalDate} et {arrivalDateText} utilisent la date de début de la réservation avec les mêmes formats numériques et textuels que les variables de départ. Utilisez {arrivalDateText} pour l’arrivée et {departureDateText} pour le départ . Dans Automatisation → Messages automatisés, créez ou modifiez un message et activez l’e-mail sous Contenu du message. Sous Message e-mail, placez le curseur à l’emplacement souhaité et sélectionnez Ajouter un bouton du portail client. Une seconde boîte de dialogue affiche le texte du bouton, la couleur de fond, la couleur du texte et l’Aperçu du style. Choisissez Insérer le bouton pour l’ajouter et revenir au message, ou annulez pour revenir sans modifier l’e-mail. Le texte sélectionné est remplacé ; sans position du curseur, le bouton est ajouté à la fin. Les couleurs par défaut sont le bleu #1068F0 et le blanc cassé #F8F8F8. Les couleurs acceptent #RGB ou #RRGGBB ; le texte ne peut contenir ni guillemets doubles ni sauts de ligne. La variable {guestportalbutton} insérée conserve le texte et les couleurs ; modifiez-la dans le corps du message pour changer un bouton existant. L’aperçu montre uniquement le style et n’ouvre aucune réservation. Les boutons nécessitent une réservation et fonctionnent uniquement dans le corps des e-mails ; utilisez {guestportal} dans les SMS et l’objet. Enregistrez le message pour conserver le bouton. Ajouter un bouton du portail client se trouve à côté d’Afficher les modèles. Les messages spécifiques aux chambres ne sont plus modifiés dans cette boîte de dialogue. La boîte de dialogue du bouton du portail client propose des sélecteurs à côté des champs hexadécimaux du fond et du texte. Choisir une couleur met à jour la valeur et l’aperçu ; les champs acceptent toujours #RGB ou #RRGGBB. L’éditeur de messages automatisés est une vue continue : le déclencheur et les options d’envoi précèdent les champs SMS et e-mail, puis viennent les modèles, le bouton du portail client et l’aide sur les variables. Pour l’envoi au client de la réservation, choisissez Ajouter des chambres à gauche d’Ajouter un bouton du portail client, puis une ou plusieurs chambres. Une fenêtre séparée affiche les chambres avec des cases à cocher. Appliquer le filtre reporte la sélection dans l’éditeur ; Annuler ou Échap abandonne les modifications de cette fenêtre. Enregistrez le message principal pour conserver la sélection. La sélection apparaît sous la rangée de boutons ; retirez une étiquette ou désélectionnez une chambre pour la modifier. Les aperçus affichent les chambres avant SMS, E-mail et Client de la réservation. Enregistrez pour appliquer le filtre ; Annuler abandonne les modifications. Une liste vide inclut toutes les chambres. Passer aux destinataires fixes efface la sélection. Le filtre est indépendant du contenu propre aux chambres. Élargir ou vider la liste peut déclencher l’envoi aux réservations éligibles non encore contactées. L’avertissement 5, Chambre non incluse, indique qu’une réservation arrivée à échéance a été exclue sans autre message automatique réussi ; un envoi réussi efface l’avertissement. Utilisez Tout sélectionner pour cocher toutes les chambres ou Tout désélectionner pour vider la sélection. Si la sélection est partielle, le bouton sélectionne toutes les chambres. Appliquer le filtre reporte les changements dans l’éditeur ; une sélection vide signifie toutes les chambres lors de l’enregistrement. La liste des chambres suit l’ordre alphabétique et numérique naturel de la langue du portail, sans distinction de casse : Chambre 2 précède Chambre 10.
5. 5Comment modifier un messageTrois points > Modifier, changez les champs et mettez à jour. La modification change la date d’activation de Réservation créée. Vérifiez la carte.
6. 6Comment supprimer un messageTrois points > Supprimer puis confirmer. Les nouveaux envois cessent ; messages et journaux existants restent. Modèle seul conserve le texte sans envoi.
7. 7Comment planifier l’automatisation des serruresActivez Automatisation des serrures dans Automatisation > Gérer les modules, ouvrez Configurer l’automatisation des serrures et sélectionnez Nouvelle tâche. Nommez la tâche, choisissez un déclencheur — Ouvrir maintient les serrures et contrôleurs ouverts et les relais fermés, Fermer verrouille et ouvre le circuit du relais, Ouverture par impulsion ouvre brièvement — puis sélectionnez les serrures, contrôleurs et relais concernés. Définissez le planning en Une fois, Quotidienne, Hebdomadaire ou Mensuelle avec un intervalle de répétition, des jours de la semaine ou du mois, une heure et une date de début, ainsi qu’une date de fin et un fuseau horaire facultatifs. Le planning est évalué en heure locale : la tâche conserve son heure lors des changements d’heure ; une ouverture à 08:00 et un verrouillage à 16:00 sont deux tâches distinctes. Confirmez la déclaration de sécurité avant d’enregistrer, car la tâche commande un accès physique sans opérateur présent. Ces points de terminaison sont réservés aux superutilisateurs, les tâches ne s’exécutent que si le module reste activé, le planificateur interroge une fois par minute et une occurrence manquée est ignorée plutôt que rattrapée. Utilisez le menu de la carte pour modifier, désactiver ou supprimer une tâche, et vérifiez chaque opération exécutée ou échouée par appareil dans le journal d’événements.
8. 8Comment activer et ouvrir l’Energy AgentActivez Energy Agent dans Automatisation > Gérer les modules. La carte du module affiche alors Ouvrir Energy Agent, et Energy Agent apparaît comme entrée distincte dans le menu de gauche ; tant que le module est désactivé, ni l’un ni l’autre ne s’affiche. Solvotix Energy Agent s’exécute comme une application distincte sur un sous-domaine dédié : le lien s’ouvre donc dans un nouvel onglet. Vous restez connecté : les deux applications partagent la même connexion, aucune identification supplémentaire n’est requise. L’activation est enregistrée par locataire ; changez donc de locataire au préalable si vous voulez le module sur un autre site.
9. 9Exécuter maintenant une automatisation des serruresOuvrez Automatisation → Automatisation des serrures et choisissez Exécuter maintenant dans le menu de la carte de tâche. La tâche et le module doivent être activés. Confirmez le nom, le déclencheur et tous les appareils cibles. La commande configurée est immédiatement mise en file pour chaque appareil sans modifier le planning ; la date Dernière exécution de la carte est mise à jour avec cette tentative manuelle. Le résultat indique les appareils mis en file ; cela ne prouve pas qu’une serrure ou un relais a agi. Vérifiez le journal d’événements et l’état physique de chaque appareil. Après un délai dépassé, vérifiez les deux avant de réessayer, car une commande peut déjà être en file.
10. 10Nom de l’organisation dans le portail clientLe portail client affiche le nom de l’organisation en haut, au-dessus du choix de langue et des informations de réservation. Le nom reste visible avant et après le séjour lorsqu’il est disponible. Si le nom ne peut pas être chargé, le titre est masqué et le portail continue de fonctionner. Sur mobile, le portail affiche de grandes cartes côte à côte pour la chambre et le code d’accès, et une carte de départ sur toute la largeur avec l’heure de départ. Le bouton d’information explique quand le départ devient disponible. Les messages et le choix de langue apparaissent dessous. Les réglages de visibilité restent actifs et la version ordinateur est inchangée. Dans un itinéraire, Retour ramène à l’écran principal du portail client. Le jour du départ, Signaler le départ permet de prévenir le personnel du départ. Confirmer le départ exécute l’action de départ existante ; la confirmation avertit que l’accès à la chambre sera désactivé après 5 minutes. Ce bouton ne confirme pas le règlement du paiement. Dans Automatisation → Portail client → Comportement du portail, le champ de texte apparaît uniquement lorsque Afficher les instructions avant le séjour est activé. Saisissez les instructions et enregistrez les paramètres. Les clients voient le texte sur le portail fermé avant l’arrivée uniquement si l’accès est aussi limité à la période de réservation, avec des dates de début et de fin valides et sans départ déjà déclaré. Un texte vide reste masqué ; les instructions disparaissent pendant et après le séjour. Le même texte brut est utilisé pour toutes les chambres et langues, avec les sauts de ligne conservés ; le HTML et les variables de modèle ne sont pas interprétés. Ces instructions ne donnent aucun accès anticipé aux codes ni aux actions. Désactiver l’option masque le champ sans effacer le texte. Les instructions avant le séjour apparaissent sans titre. Avant le début de la réservation, le portail fermé affiche un compte à rebours en quatre cadres pour les jours, heures, minutes et secondes, avec des chiffres lumineux et un discret horizon bleu. À zéro, le portail vérifie à nouveau l’accès auprès du serveur avant d’afficher le contenu de la réservation. Le compte à rebours apparaît au-dessus des détails du séjour sur ordinateur et mobile. Si la date d’ouverture est indisponible ou le séjour terminé, un message d’état apparaît à la place. Sur mobile, l’en-tête avec le nom de l’établissement est centré. Demander aux clients de confirmer leurs coordonnées est désactivé par défaut. Une fois activé, une fenêtre s’ouvre une fois par visite sur les portails fermés et ouverts jusqu’à confirmation, même si téléphone et e-mail sont déjà renseignés. Les valeurs existantes sont chargées pour vérification et correction. Choisissez un indicatif pour un nouveau numéro ; un numéro existant peut conserver son format. Téléphone et e-mail sont obligatoires. Continuer affiche les deux valeurs ; Confirmer et enregistrer les confirme ensemble. Le portail relit les données enregistrées avant d’annoncer le succès. Les coordonnées confirmées ne sont plus demandées et ne peuvent pas être modifiées ici. En cas de conflit, les valeurs actuelles sont rechargées sans écraser les coordonnées confirmées. Une erreur temporaire permet de réessayer avec les mêmes valeurs. Plus tard ferme la fenêtre ; Confirmer les coordonnées la rouvre. La confirmation ne vérifie pas la propriété du téléphone ou de l’e-mail. Afficher les instructions avant le séjour est également désactivé par défaut. Un clic en dehors de la fenêtre des coordonnées ou la touche Échap ne la ferme pas. Choisissez Continuer pour poursuivre ou Plus tard pour la fermer. Un fond clair et translucide renforce le contraste autour de la fenêtre des coordonnées. Sur le portail fermé, Confirmer les coordonnées apparaît dans le message de réservation à la place de Vérifier à nouveau, uniquement si une confirmation est nécessaire. Le bouton distinct reste sur le portail actif. Sur le portail ouvert sur ordinateur, Confirmer les coordonnées apparaît en haut à droite, à côté du nom de l’établissement. Sur mobile, le bouton distinct est conservé. Lorsque Afficher les instructions avant le séjour est activé, le portail fermé avant l’arrivée affiche aussi les détails du séjour avec les dates d’arrivée et de départ disponibles, selon le fuseau horaire et le format régional du locataire. Ce récapitulatif apparaît même si les instructions sont vides. Les cartes de chambre et de code respectent leurs paramètres de visibilité, mais affichent uniquement « Disponible dès que tout sera prêt » ; les vrais noms, numéros de chambre et codes restent masqués jusqu’à l’autorisation d’accès. Le récapitulatif est masqué si l’option est désactivée, après le séjour ou si la réservation ne peut pas être vérifiée. La vue fermée est alignée sur une seule colonne : le compte à rebours et ses actions secondaires, puis les cartes de séjour de même taille et les instructions. Les dates précèdent les espaces réservés à la chambre et au code. Les cartes utilisent quatre colonnes sur ordinateur et une grille 2×2 sur mobile, y compris sur les écrans étroits. Les images des offres du portail client occupent toute la largeur de leur carte sur ordinateur et mobile. Leur hauteur suit les proportions d’origine pour afficher l’image entière sans recadrage.