Manuel utilisateur

Connecter les intégrations

Les intégrations relient Solvotix aux systèmes déjà utilisés par l’organisation : réservation et gestion immobilière, services d’IA et messagerie. Activez une intégration pour partager les données d’exploitation utiles et étendre l’automatisation aux logiciels tiers. Les premiers modules disponibles sont Gestion immobilière et WhatsApp. Lorsqu’aucune intégration n’est active, l’illustration apparaît à côté du titre et du message dans une carte dégradée à deux colonnes, comme l’état vide des Chambres.

Marche à suivre

1. 1Comment activer une intégrationOuvrez API / Intégrations > Gérer les intégrations. Activez Gestion immobilière ou WhatsApp, enregistrez/fermez et attendez le menu. Un PMS peut nécessiter identifiants, association des chambres et règles ; le support Solvotix peut aider à cette configuration complexe. Ouvrez Intégrations → Configuration des filtres de réservation → Ajouter un filtre et choisissez Envoyer automatiquement le départ au système de réservation après la fin du séjour. Lisez l’explication puis ajoutez le filtre pour l’activer manuellement. Les séjours avec arrivée enregistrée dans le système de réservation connecté sont clôturés après leur fin, y compris ceux déjà terminés. Désactivé par défaut. Supprimer le filtre arrête les futurs départs automatiques et nouvelles tentatives ; le départ dans le portail client reste indépendant. Vérifiez la réservation dans le PMS. Si l’enregistrement échoue, actualisez la liste avant de réessayer. Ouvrez Intégrations → Configuration des filtres de réservation → Ajouter un filtre. Choisissez « Envoyer les codes à 3RPMS à l’arrivée », lisez l’explication puis sélectionnez Ajouter un filtre pour l’activer. Ajoutez ce filtre pour envoyer le code actuel de la réservation à 3RPMS lorsque l’arrivée est enregistrée, s’il n’a pas déjà été envoyé. Désactivé sans ce filtre. Nécessite une intégration 3RPMS activée et une réservation dont le départ n’est pas enregistré. Aucun message au client n’est requis. Les arrivées déjà enregistrées sont prises en compte à la prochaine synchronisation. Supprimer le filtre arrête les futurs envois ; les codes déjà envoyés restent dans 3RPMS. L’enregistrement confirme uniquement la configuration du filtre. Vérifiez que le code est associé à la réservation dans 3RPMS. En cas d’échec, actualisez la liste avant de réessayer. Dans Intégrations, la configuration existante des fournisseurs enregistrés ou connectés est affichée directement, carte sous carte. Choisissez Ajouter une intégration, sélectionnez un fournisseur et complétez les paramètres dans la carte ajoutée en bas. La sélection ouvre seulement la configuration ; utilisez les commandes existantes d’enregistrement ou d’autorisation pour sauvegarder la connexion. Les connexions enregistrées avec imports désactivés restent configurables. Recharger relit les états sans enregistrer les modifications des formulaires. Fermer la carte masque seulement une nouvelle carte et ne déconnecte pas une connexion enregistrée. Ouvrir la page complète ouvre la page du fournisseur avec son parcours OAuth existant. Gérer les intégrations contrôle les modules PMS et WhatsApp ; activer PMS ne configure pas à lui seul un fournisseur. Sirvoy fournit actuellement des instructions sans lecture automatique de l’état enregistré. Les filtres de réservation restent sous les cartes de connexion. Lorsqu’aucune connexion n’est affichée, les cartes des fournisseurs montrent leurs logos et un bouton Activer. Activer ouvre la configuration sur cette page ; enregistrez ou autorisez pour terminer la connexion. Sélectionnez Journal des intégrations dans l’en-tête de la page pour ouvrir le journal complet des intégrations de l’organisation sélectionnée. Gibbs est décoché dans les nouveaux paramètres. Cochez la case d’activation et enregistrez pour l’afficher comme activé. Les choix enregistrés sont conservés. Ce réglage d’affichage n’arrête pas les webhooks du fournisseur.
2. 2Comment créer une réservationOuvrez Aperçu des réservations > Ajouter. Saisissez client/séjour, choisissez la chambre, vérifiez Arrivée/Départ et créez. L’ID est automatique ; contrôlez ensuite la bonne date.
3. 3Signification de chaque champNom et Chambre sont obligatoires. E-mail/Téléphone sont des contacts facultatifs. La chambre détermine appareils et code. Dates en jj.mm.aaaa, heures HH:mm sur 24 h ; fin non antérieure au début. Arrivé/Parti sont des indicateurs d’événement. ID automatique ; Source et Code sont en lecture seule en modification.
4. 4Comment modifier une réservationLes filtres sont des cartes compactes en lecture seule dans leur propre panneau, avec les filtres globaux en premier. Supprimer apparaît au survol, au toucher ou au focus clavier. Configurer les filtres ouvre le guide avec les filtres existants présélectionnés et leurs réglages enregistrés. Sélectionnez ceux à conserver ou ajouter et désélectionnez ceux à supprimer. Le guide comporte deux étapes : sélectionner les filtres, puis les configurer à l’aide d’une liste verticale. Cliquez sur un filtre pour afficher ses réglages ; sur téléphone, la liste apparaît au-dessus des réglages. Retour revient à la sélection en conservant les brouillons. Enregistrer valide tous les filtres sélectionnés et applique toutes les modifications ensemble. À la fin, Enregistrer conserve les filtres inchangés, supprime ceux désélectionnés et remplace ceux modifiés avec les nouveaux filtres en une seule requête. Une sélection vide supprime tous les filtres à l’enregistrement. Annuler ne sauvegarde rien. Après une erreur, Actualiser recharge la sélection et les réglages enregistrés avant une nouvelle tentative. La première étape affiche une liste groupée de cases à cocher. Cochez ou décochez directement chaque filtre ; les filtres existants sont présélectionnés. Dans la configuration 3RPMS, la case d’activation reflète l’état enregistré et reste visible lorsque l’intégration est désactivée. Des paramètres absents ou illisibles ne l’activent pas. Attendez la fin du chargement. Pour activer l’intégration, cochez explicitement la case, saisissez la clé API et enregistrez ; une case décochée n’active jamais l’intégration lors de l’enregistrement. Les filtres communs à plusieurs intégrations apparaissent sous chacune d’elles, sans groupe commun séparé. Le départ automatique figure sous Mews et 3RPMS. Ces entrées partagent une seule sélection et ne sont configurées et enregistrées qu’une fois. Modifier apparaît à côté de Supprimer et ouvre une fenêtre avec la configuration enregistrée du filtre. Enregistrer supprime l’entrée existante et ajoute sa version modifiée en une seule requête, en conservant les autres filtres. Annuler abandonne les modifications. Après une erreur, Actualiser recharge les cartes et ferme la fenêtre ; rouvrez Modifier pour réessayer. Les heures par défaut d’arrivée et de départ apparaissent côte à côte, dans cet ordre, au début des filtres globaux et dans des étapes de configuration consécutives. Le panneau des filtres enregistrés affiche un groupe d’intégration uniquement si cette intégration est activée. Les filtres partagés apparaissent uniquement sous les intégrations activées. Les filtres globaux restent visibles ; les filtres masqués sont conservés et restent accessibles via Configurer les filtres. À la deuxième étape, un bref résumé sous chaque nom de filtre dans la liste de gauche affiche la configuration en cours et se met à jour pendant la modification. Le menu de la deuxième étape regroupe les filtres sélectionnés par intégration, avec les filtres globaux en premier. Les filtres partagés apparaissent sous chaque intégration concernée et ouvrent la même configuration. La deuxième étape masque les groupes d’intégrations inactives, comme la page principale. Les filtres enregistrés masqués sont conservés lors de l’enregistrement. La première étape masque également les groupes d’intégrations inactives. Les filtres masqués déjà enregistrés restent sélectionnés et sont conservés lors de l’enregistrement.
5. 5Comment supprimer une réservationTrois points > Supprimer, vérifiez l’ID et confirmez. Ce n’est pas un archivage et l’accès/automatisation peuvent être affectés ; préférez Modifier pour corriger.
6. 6Comment actualiser le codeTrois points > Actualiser le code. Générez au hasard ou saisissez 4–7 chiffres uniques. Un conflit signifie code déjà utilisé. Vérifiez puis attendez la livraison aux serrures avant partage.
7. 7Comment filtrer les réservationsStatut choisit Active, Toutes, Arrivé ou Parti. Date choisit Aujourd’hui, Demain ou Plage avec deux dates. Actualiser répète la requête ; utilisez Toutes si un statut masque la réservation.
8. 8Comment lire les groupesAvec Active et un jour : Arrivées commence ce jour, Départs finit ce jour et Toujours active le traverse. Un séjour d’un jour est dans Arrivées. Ces groupes reposent sur les dates, pas les indicateurs.
9. 9Vérifier les détails de la réservationSur la page Gestion immobilière, chaque fiche de réservation affiche le montant total et le montant payé lorsque le PMS fournit ces valeurs. Les montants sont affichés dans la devise du système source. Ouvrez le menu à trois points pour trouver l’identifiant de réservation. Si une réservation est marquée comme partie avant l’heure de départ prévue, le champ du code de chambre signale que le code a expiré parce que le client a effectué son départ. La liste des réservations est triée naturellement par numéro de chambre ; celles d’une même chambre sont triées par heure de début. Lorsque les deux valeurs sont disponibles, le paiement apparaît dans un seul champ sous la forme Montant : payé sur total. Le champ de paiement devient vert lorsque le montant payé correspond au montant total. Le début et la fin de la réservation sont affichés ensemble sans libellé, au format numérique dd.MM HH:mm. Le nom du client occupe toute la largeur en haut de la fiche avec une taille fixe de 15px et reste sur une ligne ; survolez-le pour afficher un nom exceptionnellement long en entier. Le nom du client est présenté comme l’en-tête de la fiche avec un dégradé bleu marine et un séparateur. La chambre apparaît sous le nom à gauche, avec les badges d’arrivée et d’enregistrement à droite. L’identifiant de chambre est affiché sans le libellé Chambre dans une police de 26px bien visible. La fenêtre du portail reste fixe tandis que le contenu des réservations défile dans l’application, évitant une seconde barre de défilement. Les valeurs manquantes du nom, du montant payé, du total, de l’e-mail ou du téléphone sont affichées par —. Un code absent apparaît comme Code de chambre : Inactif ; un code disponible est affiché sans ce libellé. Les icônes de la fiche utilisent des largeurs et espacements cohérents afin d’aligner clairement les valeurs. Lorsqu’une réservation possède une heure d’arrivée valide, son badge Arrivé affiche aussi l’heure locale au format HH:mm. Survolez le badge Arrivé pour voir la date et l’heure complètes d’arrivée dans le fuseau horaire et le format régional de l’organisation. Sélectionnez Message envoyé sur une fiche pour charger les livraisons réussies de cette réservation et ouvrir un panneau avec tous les messages livrés, du plus récent au plus ancien, avec date, canal, destinataire et contenu e-mail ou SMS disponible. Après l’heure de départ prévue, une icône orange apparaît en bas à droite de la carte uniquement si le backend confirme que le code de chambre reste sur au moins une serrure attribuée. L’état d’arrivée ou de départ et le délai de grâce ne contrôlent pas l’avertissement. Cliquez pour ouvrir Code de chambre toujours actif, qui décrit le dernier état confirmé. Une suppression en attente compte comme une présence jusqu’à confirmation ; les envois en attente ou non confirmés ne comptent pas. Un état inconnu ou absent ne déclenche pas cet avertissement. Il repose sur les rapports enregistrés des appareils, pas sur une interrogation directe. Actualisez la liste des réservations pour lire le nouvel état. Fermez avec Fermer ou Échap. Sur mobile, les cartes de réservation occupent la largeur disponible sur une seule colonne. Les coordonnées, noms de chambre et détails longs reviennent à la ligne dans la carte ; les statuts et actions aussi si nécessaire. Les cartes de messages automatiques affichent les aperçus uniquement pour les modes d’envoi activés. La boîte de dialogue Envoyer un message suit le modèle sélectionné : objet, adresse et aperçu pour l’e-mail uniquement ; téléphone et aperçu SMS pour le SMS uniquement. Le contenu de l’e-mail affiche les sauts de ligne et les boutons directement dans l’aperçu de la boîte de dialogue. Développez Modifier — Contenu de l’e-mail pour modifier le code HTML ; les changements actualisent l’aperçu et sont inclus lors de l’envoi. Le SMS reste en texte brut. Le journal des événements du tableau de bord affiche les e-mails en HTML, avec sauts de ligne, caractères décodés et boutons du portail client. Les SMS et les autres champs restent en texte brut. L’ajout et la modification de réservation utilisent le calendrier partagé et les sélecteurs d’heures et de minutes sur 24 heures pour l’arrivée et le départ. Les dates suivent le fuseau et l’ordre régional de l’organisation, avec des points. Les horodatages restent enregistrés en ISO. Le portail client charge le fuseau de l’organisation de la réservation avant d’afficher les dates et de vérifier le jour du départ. Il utilise le même ordre régional et le format sur 24 heures. Un fuseau absent, invalide ou indisponible est remplacé par UTC. Dans Gestion des propriétés, ouvrez le menu à trois points d’une réservation et choisissez Journal de réservation. Le panneau affiche les événements enregistrés liés à la réservation pour toutes les dates, les plus récents en premier. Les événements anciens se chargent au défilement ou avec Charger plus d’événements. Actualiser recharge la chronologie et permet de réessayer une lecture échouée ; Fermer ou Échap ferme le panneau. Les dates suivent le fuseau horaire et le format régional de l’organisation avec une horloge de 24 heures. Tous les événements renvoyés pour la réservation sont affichés, même sans lien enregistré avec celle-ci. Le serveur détermine les événements associés à la réservation. Cette chronologie partielle exclut les requêtes d’intégration et les instantanés historiques. Un journal vide ne prouve pas l’absence d’activité ; les événements d’accès ne prouvent ni entrée physique ni exécution des commandes. La chronologie apparaît directement dans le panneau, sans carte supplémentaire autour ni titre de réservation séparé. Dans Alertes et événements du tableau de bord ou dans un journal de réservation, double-cliquez sur une entrée pour examiner l’activité d’intégration. Vous pouvez aussi sélectionner l’entrée avec Tab et appuyer sur Entrée. La vue affiche toutes les entrées d’intégration de la même organisation, des cinq secondes précédant l’événement jusqu’à son horodatage, les plus récentes en premier. La requête conserve les millisecondes ; chaque ligne indique aussi combien de secondes avant l’événement elle a été enregistrée. Afficher les détails développe les données et le contenu des requêtes. Faites défiler ou sélectionnez Charger plus de journaux ; Actualiser recharge la même période fixe et Réessayer relance une lecture échouée. Dans un journal de réservation, cette vue remplace la chronologie dans le même panneau. Retour aux événements rétablit la chronologie et sa position de défilement. Les entrées de cette période sont des indices possibles, pas la preuve d’un lien. Les journaux de plus de sept jours peuvent ne plus être disponibles. Changer d’organisation efface la vue. Avec le filtre de délai de grâce avant désactivation du code de chambre configuré, le portail client reste actif après le départ prévu jusqu’à la fin du délai, tant que la réservation n’est pas marquée comme ayant quitté les lieux. Signaler le départ programme le checkout cinq minutes plus tard, sans prolongation par le délai de grâce. Le moniteur de cycle de vie ne clôture après cette échéance que les réservations dont le départ a été signalé ; son intervalle par défaut est de 60 secondes. Le checkout auprès du fournisseur pour une réservation précédemment enregistrée suit la clôture locale. L’échéance signalée de cinq minutes devient l’heure du compte à rebours. Avant le signalement du départ, le compte à rebours utilise l’heure initiale de départ : ensuite, il affiche « L’heure de départ est passée » au lieu d’un compte à rebours négatif. Le portail vérifie à nouveau l’accès à la fin du délai. La date de départ affichée ne change pas. Afficher le bouton de départ contrôle uniquement le bouton ; lorsqu’il est activé, les clients peuvent signaler leur départ pendant le délai à partir du jour prévu. Les réglages de visibilité restent applicables. L’accès au portail suit la politique configurée et ne confirme pas la transmission à la serrure physique. Le compteur affiche les jours, heures, minutes et secondes avec des unités abrégées (par exemple, 0j, 1h, 0min, 54s). Un départ signalé peut être annulé avant l’échéance de cinq minutes. L’heure initiale de départ est enregistrée dans la réservation et restaurée exactement ; le signalement et les champs de demande sont rétablis. La chambre conserve son état de nettoyage pendant le compte à rebours et n’est marquée sale qu’une fois le checkout terminé. L’annulation est impossible après l’échéance ou pour les anciens signalements sans heure initiale enregistrée. Utilisez Annuler à côté du compte à rebours positif du départ pour retirer votre signalement. Le bouton reste disponible après le rechargement du portail et disparaît à l’échéance. Après l’annulation, le compte à rebours et l’accès suivent l’heure initiale de départ restaurée et le délai de grâce configuré. Lorsque le portail est fermé, il vérifie automatiquement la validité de la réservation toutes les cinq secondes et se rouvre dès que l’accès est autorisé. Les vérifications continuent après une panne temporaire de connexion ou du serveur, avec une seule demande de statut à la fois. Elles s’arrêtent lorsque le portail s’ouvre, que vous quittez la page ou que le serveur refuse la demande en raison d’un lien invalide ou d’une autorisation insuffisante. Pour autoriser un nouveau signalement après un checkout terminé, le personnel peut modifier la réservation, décocher Départ effectué, vérifier l’heure de départ et l’état du check-in, puis enregistrer. Cela efface le signalement précédent et l’état de la tentative de synchronisation du checkout. Si l’accès est valide et le bouton de départ activé, le client peut signaler à nouveau son départ avec une nouvelle échéance de cinq minutes. Modifier un signalement en attente ne l’efface pas ; utilisez Annuler. La réouverture utilise l’heure de départ enregistrée et n’annule pas un checkout déjà envoyé au fournisseur. Lorsque l’accès expire ou que le départ ferme le portail, seuls le nom de l’établissement, le message de réservation clôturée et le pied de page Solvotix apparaissent. Les détails de la chambre, la date de fin, les informations de l’hôtel, les itinéraires, les liens d’aide et les demandes de coordonnées sont masqués. Tout itinéraire ou dialogue de coordonnées ouvert se ferme. Les informations et actions avant l’arrivée restent disponibles selon les réglages existants. La vérification toutes les cinq secondes continue et rétablit la vue normale lorsque l’accès est de nouveau autorisé.
10. 10userManual.integrations.item11.titleOuvrez Intégrations → Journalisation. Choisissez Aujourd’hui, 3 jours ou 7 jours et utilisez Rechercher dans les charges utiles pour parcourir la période choisie. Les 40 journaux les plus récents apparaissent d’abord ; faites défiler ou sélectionnez Charger plus de journaux pour les 40 suivants. Actualiser repart des plus récents et Réessayer recharge une page ancienne en échec.
11. 11userManual.integrations.lodgify.titleDans Intégrations, sélectionnez Configurer Lodgify. Enregistrez la clé API avec les imports désactivés ; elle ne sera jamais affichée et un champ vide la conserve. L’enregistrement seul ne valide pas la clé. Chargez les hébergements, choisissez-en un ou Tous les hébergements accessibles, puis enregistrez. Enregistrez ou rechargez les modifications avant de consulter ou synchroniser. Ouvrez Synchroniser les réservations pour importer les réservations du jour. Début et Fin sont réglés sur le début d’aujourd’hui et le début de demain dans le fuseau du compte, y compris les changements d’heure. Lancez immédiatement ou modifiez les dates pour un autre import manuel ; ces champs ne configurent pas la synchronisation automatique. Fin doit être après Début. Tester la synchronisation fournit un aperçu sans sauvegarder de réservations ni exécuter d’automatisation, même si les imports sont désactivés. Vérifiez les nombres traités et jusqu’à 100 avertissements ; ces nombres ne désignent pas les nouveaux enregistrements. La division des chambres n’est pas prise en charge ; les attributions ambiguës ou à plusieurs chambres sont ignorées. Activer puis enregistrer autorise les imports planifiés, normalement toutes les 10 minutes. Synchroniser les réservations nécessite des imports activés et une confirmation, car les mises à jour et suppressions peuvent déclencher les messages, codes et automatisations configurés. La fin confirme le traitement, pas la livraison ni l’exécution physique. Après une interruption, consultez Réservations et Journaux d’intégration avant de réessayer. Ouvrez Chambres et sélectionnez Afficher les chambres pour consulter l’inventaire dans une fenêtre dédiée. Les résultats et avertissements apparaissent dans la fenêtre Synchroniser les réservations. Fermer revient aux paramètres. Rouvrir Synchroniser les réservations sélectionne à nouveau le jour actuel. Les fenêtres restent ouvertes pendant une demande. Afficher les chambres est une consultation ; les imports appliqués enregistrent les chambres compatibles pour Association des chambres. Recharger relit les paramètres et efface les modifications non enregistrées et aperçus. Déconnecter supprime la clé enregistrée et désactive les imports en conservant les données ; cela ne révoque pas la clé Lodgify et n’arrête pas une synchronisation en cours. Une fois les paramètres enregistrés confirmés par le serveur, une valeur masquée et Clé API enregistrée remplacent le champ vide, même après rechargement. Le masque est seulement un indicateur visuel ; le secret n’est pas renvoyé au navigateur. Sélectionnez Remplacer la clé API, saisissez la nouvelle clé, puis enregistrez les paramètres. Annuler abandonne uniquement la nouvelle clé saisie. Un import des réservations désactivé ne signifie pas que la clé est absente. Ouvrez Webhooks sur la page de configuration Lodgify après avoir enregistré les paramètres de connexion. Configurer les webhooks enregistre toutes les notifications de réservation dans Lodgify et sauvegarde les abonnements. Confirmez : les imports activés peuvent modifier ou supprimer des réservations et déclencher les messages, codes et automatisations configurés. La fenêtre affiche l’état enregistré, le nombre d’abonnements, les traitements en attente ou en cours et les dernières notifications et lots traités dans le fuseau du locataire. Ces indicateurs ne prouvent pas la livraison des messages ou l’exécution des appareils. Recharger lit l’état actuel. Avec les imports désactivés, les notifications sont traitées sans modifier les réservations ; activez et enregistrez les imports, puis autorisez une synchronisation manuelle pour récupérer les changements manqués. En cas de configuration incomplète ou d’erreur, rechargez l’état avant de répéter une configuration ou suppression. Supprimer les webhooks supprime les abonnements de cette intégration et arrête les callbacks, tout en conservant la clé, les imports planifiés et les données. Si une vérification est requise, contrôlez les réservations et les modifications de messages ou d’accès avant de confirmer Réessayer la synchronisation. L’acceptation signifie mise en file ; rechargez pour suivre la progression. Supprimez les abonnements avant de remplacer la clé API. Déconnecter supprime aussi les abonnements avant d’effacer la clé ; un échec de nettoyage laisse les imports désactivés et conserve la clé pour réessayer. Une adresse HTTPS publique accessible doit être configurée sur le serveur ; contactez l’administrateur si le service est indisponible. La page principale Lodgify affiche Webhooks configurés à côté du bouton Webhooks après lecture de la configuration activée et confirmation de l’enregistrement de tous les abonnements sélectionnés. L’indicateur est actualisé au chargement ou à l’enregistrement des paramètres et après configuration ou suppression. Une configuration incomplète et un état indisponible sont distingués ; l’indicateur ne vérifie pas la livraison réelle du fournisseur.